Onze vraag: Aanpassing van de statuten van onze stichting (Raad van Toezicht).
Wij zoeken een notaris die ons kan helpen
in ruil voor een creatieve tegenprestatie (graffitiworkshop)
Achtergrond: In aug 2025 hebben we via van Grafhorst Utrecht een stichting opgericht. De aanleiding was dat we fondsen en subsidies konden aanschrijven. Gezien de gevoeligheid rondom stichtingen, de financiën en de maatschappelijke aandacht hiervoor, hebben wij bewust gekozen voor persoonlijke begeleiding door een lokaal kantoor, in plaats van een onpersoonlijke online dienstverlener. Ook wij nieuw zijn in dit vakgebied en vanaf de oprichting zorgvuldig en correct wilden handelen.
We hebben expliciet kenbaar gemaakt in onze reactie op de stukken dat wij als uitvoerend begeleiders werkzaam zouden zijn en hiervoor een vergoeding zouden ontvangen, zonder dat wij als bestuurders zouden optreden. Op basis van deze informatie gingen wij ervan uit dat de governance-structuur juridisch correct en toekomstbestendig was ingericht.
Voor ons betekende de oprichting van de stichting als een grote, belangrijke en persoonlijke stap.
Enkele maanden later bleek echter dat de inrichting van het bestuur niet voldeed aan de geldende normen. Het was hiermee niet toekomstbestendig. Een projectmedewerker van het Oranjefonds heeft ons erop gewezen dat de combinatie van bestuurlijke en uitvoerende rollen in deze vorm niet is toegestaan. Hoewel een beperkte subsidie is toegekend, is daarbij expliciet als voorwaarde gesteld dat de governance-structuur bij een volgende aanvraag dient te worden aangepast.
In dat kader hebben wij een begeleidingstraject gevolgd via de Sesam Academie. Dit is een landelijk, non-profit adviesbureau dat met ervaren vrijwilligers (oud-bestuurders) ondersteuning biedt aan vrijwilligersorganisaties. Dit traject werd aangeboden door het Oranjefonds. Zij hebben onze huidige bestuurssituatie met ons tegen het licht gehouden van enerzijds eisen vanwege de WBTR, anderzijds de wens van subsidiegever(s) om een duidelijke scheiding aan te brengen tussen uitvoerende en controlerende taken. Daarbij speelt ook een rol dat het onze wens is om zelf op termijn betaald te worden voor onze activiteiten.
Ter afronding van dit traject hebben wij besloten over te gaan tot het instellen van een raad van toezicht. De daarvoor benodigde aanpassingen in de governance-structuur zijn inmiddels uitgewerkt en ook inhoudelijk ingevuld. We hebben ook al drie kandidaten die deze rol willen vervullen.
Toen we met deze vraag terugkwamen bij van Grafhorst, bleken zij niet bereid om een aanpassing in de kosten te doen. Er werd zelfs gezegd dat de kosten nog hoger zouden uitvallen dan het oprichten van de stichting zelf. We zijn hier van geschrokken; we hebben geen groot budget en we willen dat het geld gaat naar daar waar het voor bestemd is (de activiteiten van de stichting). De stichting gaat ons echt aan het hart en we hebben hier veel eigen tijd en geld ingestoken. Het weer moeten betalen van een dergelijk bedrag omdat we een half jaar geleden niet de juiste informatie hadden (gekregen), stuit tegen de borst. We hopen dat er een kantoor bereid is ons te kunnen ondersteunen.
We hebben 1 april jl. een subsidieaanvraag gedaan voor 2027-2031 bij de gemeente Utrecht; het is enorm helpend als wij kunnen aantonen een goede en verantwoorde bestuurs inrichting hebben (en dit ook heel serieus te nemen).
Als ‘tegenprestatie’ kunnen we bijvoorbeeld een teamworkshop graffiti geven (bij ons in de ‘’Graffitituin’’ in Utrecht of op locatie). We denken graag mee!